各二级学院：
2018级学生毕业离校在即，为了保证学生档案材料的齐全完整，顺利的做好毕业生档案的装档工作，现就毕业生材料装档事宜做如下说明：
一、档案装袋内容
学生档案包括高中和大学两部分，高中档案已于学生入校时交学工处。大学档案即将于学生毕业后装档，大学期间形成的、应该装入学生档案的材料包括：
（1）高中档案
（2）学生登记表
（3）毕业生登记表
（4）体检表
（5）奖惩材料
（6）成绩单
（7）报到证（白联）
二、档案封面填写
1、在档案袋左上角用水性笔写好学生姓名、学号；
2、档案袋上姓名、性别、籍贯依照《学生登记表》核对无误后填写；
3、必装项目名称（高中档案、学生登记表、毕业生登记表、体检表、成绩单、报到证）必须写在档案袋上，若缺则不写件数，并清理出来单独放在一边；非必装项若没有则名称不必写在档案袋上。
三、装档注意事项
窗体顶端
1、由于集中装档的时间紧、任务重，请各二级学院务必在档案转接前将材料准备工作做好，避免装档时出现混装、错装现象，装完的档案按学号从小到大顺序排序，小号在上大号在下。
2、在装袋时，请务必认真仔细核对已装入档案袋中的大学档案材料有无多装、漏装、混装现象，特别注意同名同姓学生档案的装袋。
3、对于缓毕业、参军、退学、休学、留级等原因不投寄的档案，必须在其高中档案袋上用铅笔注明原因，并清理出来单独放在一边，由装档老师签字确认。
4、对于在毕业生名单之列但缺成绩单的学生档案清理出来按学号顺序从小到大排列后单独放在一边由装档老师签字确认。
5、为确保装档工作顺利进行，请各二级学院选派一名老师为毕业生档案装档负责人，对本学院档案材料进行核查，并以辅导员为单位填写毕业生归档材料移交汇总表（见附表一）确认无误后交学工处。
附表一：2018级毕业生归档材料移交汇总表
学生工作处
2021年5月11日